只要5W1H、開會15分鐘說停就停 雲品總座創營收新高秘密

※來源:商業周刊
雲品國際總經理丁原偉。(圖:攝影者郭涵羚/商業周刊提供)
雲品國際總經理丁原偉。(圖:攝影者郭涵羚/商業周刊提供)

文●楊倩蓉

新年開始,為了回顧去年成績,展望新年目標,許多經理人都陷入大小會議而苦不堪言。

怎樣聰明開會?去年營收創歷史新高,年增 39%的雲品國際酒店,總經理丁原偉打開隨身筆記本說:「這是我的行程表,每畫一個圈就代表一個會議。」他的一場會議是 15 分鐘,一天可開 14 個會,一週可以開 30 個會議。

他旗下有近百位主管,管理雲品國際所經營的觀光旅館及餐館;他的工作包括:視察酒店營運狀況、開發新事業、與外部廠商協商合約、負責新事業的工地規畫與業績,每場會議短短 15 分鐘,溝通得完嗎?

日理萬機的經理人,通常週間會議滿滿;如果,碰上懸而未決的會議,將拖延其他工作時間。「15 分鐘的會議,我一定給答案,會議開完,所有的問題都解決了。」15 分鐘就能高效開完會議,他如何做到?

不談業績、沒有大概
只聽問題及明確解決方案

他是這樣開會的:首先,與會者不必準備文件,也不必報告數字,只要帶著問題與解決問題的幾個方案,以及自己屬意哪個方案?提出來的方案必須包含 5W1H,明確講出原因(why)、地點(where)、何事(what)、執行時間(when)、誰來執行(who)與怎麼執行(how)。

「我們的報告裡沒有『月中』這件事,要嘛就告訴我 15 號,或 16 號;若是上午,幾點?給我明確時間,我就能排入行程,避免浪費時間再確認。」

為什麼不必準備數字?他說:「談業績數字,我比他們更了解,我要聽的是你帶來的問題,你想怎麼解決。」

報告的內容也不能用模糊字眼:「好像可以」、「大概」、「可能」;「假如我們把會議的決定,用這些模稜兩可字眼講出去,再往下層層傳達,最後就是實踐不了。」丁原偉說。

其次,他會詢問各事業部門的營運狀況,如果某部門業績好,他會問:「你做對了哪些事?賣對了哪些東西?」如果業績不好,他會問:「你改善的行動方案是什麼?只要你決定好,我就全力支持。」

即使他覺得對方提出的解決方案不夠好,他也會在不傷害到公司品牌的情況下,讓他去嘗試,「我可以接受失敗,失敗的結果我一定一肩扛起。」這樣才能激勵團隊勇於創新。

但他從來不在會議上聽失敗的理由,「很多主管都喜歡在會議上聽理由,但我不喜歡聽一堆冠冕堂皇的理由卻做不出來,只有幾分鐘的會議,我聽你的失敗過程幹嘛?你講的理由越多,就浪費我的時間越多,我該做的時間就變少,大家的時間管理就大亂。」

就連跟外部廠商溝通,他也拒絕聽理由,「我會直接請對方講明天的事情,告訴我這個東西壞掉了要怎麼解決?如果對方說要重新換掉,我會說沒問題,只問兩件事,一,多少錢?二,要幾個工作天?會議就結束了。」大家先講明今天要談什麼事,然後帶著解決方案來。

但與廠商頭一次見面時,花在彼此了解的時間通常都會比較長,怎麼辦?他立刻搖搖頭,他說他的會議 70%都是跟外部人開會,就算是初次合作,只要對方講兩句話,他就知道事情成或是不成,照樣 15 分鐘開完。

「我一定先確認對方的想法,是否跟我們公司的目標一致,如果想法不一樣,再多的錢我也不談了。」他舉例,前不久他跟一個文創公司開會,他開口就問對方如何改裝老房子?是保存歷史痕跡還是消除掉?結果對方交代不清楚,這個會議就結束了。「我們公司對古蹟的態度就是保存,如果大家一開始理念不合,就不必走下去了。」

每場必講「請大家撿紙屑」
觀念溝通好,就不需要開會

15 分鐘的會議,除了聆聽主管們的報告,他也會花幾分鐘扼要分享他對市場未來 3 個月、1 年、3 年的看法,讓大家對未來有心理準備。

最後,這些會議有一個重頭戲,他每場都講,那就是「請大家去做最困難的事。」

這個最困難的事,竟是叫大家主動彎腰撿拾地上的垃圾。

「撿地上一個小紙屑很難嗎?但是對旅館業而言,它就是最難的事,因為 10 個旅館的工作人員,只有 5 個會彎腰去撿。」這表示大家都看到了,卻認為事不關己,「如果這種事不關己的觀念不改正過來,後面做什麼事都不對。」

「我只溝通觀念,不溝通技術;當我們的觀念都一致了,你覺得還需要開會嗎?」不厭其煩溝通觀念的結果是,大家知道公司的方向,就能毫不猶疑帶領下屬去衝刺。

不過,15 分鐘會議要順暢開完的前提,就是報告者的表達要明確、簡短、流暢,他說:「團隊合作早有默契,知道我要聽什麼,不要聽什麼,表達不成問題,如果是新加入者,會請他找同事做訓練。」

這就是 15 分鐘開會的秘訣,他笑說:「其實不是我有效率,是我要求他們要有效率。」

 

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來源:《商業周刊》 1682 期

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