〈書摘〉妥善應對Q&A的臨場反應，是決定一場簡報會議成功與否的關鍵

時間分配（Time Allocation）

BCG 所使用的時間分配原則，大致上是以「一張投影片 2 分鐘」的基礎來計算，由此分配每張投影片所需要囊括的資料量多寡。2 分鐘報告完一張投影片只是計算的基礎，一般來說，一份完整的投影片中，必然會包括一些含有關鍵訊息的投影片，以及一些只需要簡單帶過的投影片。在 2 分鐘內能夠報告完的資訊量，所指的是含有關鍵訊息的投影片，其餘則可以用較少的時間帶過。

若以一場 30 分鐘的會議為例，時間的分配可能如下：

•1 張執行摘要：1（張）× 1（分鐘）＝1 分鐘

•8 張關鍵訊息：8（張）× 2（分鐘）＝16 分鐘

•6 張簡單帶過的資訊：6（張）× 0.5（分鐘）

＝3 分鐘

依照這樣的時間安排，投影片的總數約為 15 張，而整份簡報報告完約花費 20 分鐘，剩下的 10 分鐘則是保留給客戶詢問問題以及進行討論的時間。

以投影片作為簡報的輔助工具，最忌諱張數過多或過少。投影片張數過多，幾秒鐘就切換一次，會讓人有眼花撩亂的感覺，因此建議將其他投影片進行精簡或是放至附錄中；張數過少，則表示你在投影片的版面中壓縮了過多的資訊，當你停留在同一張投影片上過久，不僅讓人難以有效吸收資訊，更會導致聽者昏昏欲睡，此時則要調整簡報內容資訊量多寡，重新進行簡報設計。

設計簡報流程（Presentation Flow）

簡報的設計流程，意指如何安排投影片的順序，進而能夠清楚表達你所想要傳達的關鍵訊息。如何設計簡報流程並沒有黃金定律，一樣是依照這份簡報所希望達到的目標來設計。

下面簡單示範兩種可能的流程設計方式：

• 比較選項式

比較選項式的流程，多半用在你想要向客戶呈現哪個選項是你所推薦的。因此，流程設計方式可以先分別講述各個選項的優點，再分別提出各自的缺點，最後再提出一個經過綜合評比的結果。

• 分析項目式

分析項目式的流程，則比較常運用在呈現出不同單位或項目所遇到的問題及可能解決的辦法。例如公司在產品、消費者與通路上各自的問題，或是公司的行銷、業務與研發等三個部門所遇到的問題等等。

再次強調，簡報流程的設計完全是依照會議的需求而定，因此沒有絕對的對錯優劣。需要注意的是，無論你使用哪種流程，一開始一定要先簡單向聽者解釋投影片的架構，也就是該如何讀這張投影片。例如，你可以說：「接下來用這張投影片來解釋各個選項的優缺點」、「我們來看一下各個項目的問題與機會」、「這張投影片的橫軸是時間，縱軸是營收高低」等等。

事先簡單介紹投影片的架構，好處是讓聽者可以快速理解這張投影片的設計邏輯。此外，當你遇到簡報時間不夠的情況，甚至可以在介紹完整體架構之後，就直接跳到你想要強調的選項或項目來做比較詳細的說明。讓聽者對你的簡報流程有基本的理解之後，能夠自由調配、運用的講解方式就會變得更有彈性。

簡報流程之所以需要設計，是為了符合一般人理解事物的邏輯，因此最忌諱重點跳來跳去，導致聽者無法快速了解你目前所說的東西對他而言有何意義。

統整訊息（Integrated Messages）

當你在進行簡報時，你所「說」的應該要是統整過後的訊息，而不是照著投影片上所寫的一字一句「唸」出來。因此，在準備簡報時，必須要花點時間，統整出你針對每一張投影片所要「說」的訊息為何。

舉例來說，假設你想要向一家貨運快遞業的客戶，分析他們的獲利為什麼不如其他競爭者，而你對此問題點所做的分析架構如圖 8-3。

當你在投影片上呈現出這樣的分析架構時，如果只是照著投影片「唸」，可能會變成：

「這是貴公司的獲利，等於每臺貨車創造的利潤乘上貨車的數量。而每臺貨車每年的利潤，則可以分成每臺貨車的收入減去每臺貨車的成本。每臺貨車的收入又可分成……」

如果只是照著投影片「唸」，就會變成這種無聊到讓人打哈欠的簡報。當你要向客戶解釋你如何分析他們的獲利來源，以及建議的改善目標時，以上述的例子來說，經過統整後的較佳敘述方式是：

「我們拆解了利潤，之後分項去評估每個部分可以改進的程度，以及對整體利潤的影響程度。經過分析之後，每臺貨車每天載運的包裹數量，是提升貴公司利潤的最大關鍵點。」

雖然你想從頭到尾清楚解釋一遍分析的邏輯，但客戶想要知道的，只有兩件事：你是用什麼方法分析，以及結論是什麼。因此，不需要把投影片上呈現的所有算式都照本宣科地唸一遍。比起唸算式，將經過統整後的訊息「說」給客戶聽，反而更容易使他們理解與吸收。

Q&A 問答時間

一場簡報會議的最後階段，通常是與客戶進行問答的時間，很多時候客戶甚至在你還在簡報時，碰到他想更進一步了解或有疑問的議題，就直接打斷你的簡報。因此，是否培養出妥善應對 Q&A 的臨場反應，是決定一場簡報會議成功與否的關鍵。

• 第 0 步：停頓兩三秒

當客戶提出問題時，你要做的第一件事就是停頓兩三秒。停頓的目的在於，確定客戶已經表達完他想問的問題。有時候你以為客戶已經說完了，便急著回答，可能會變成你打斷他說話，造成在禮節上的大失誤。停頓的另一個好處，是你因此有時間整理思緒，決定該如何回答。雖然「停頓兩三秒」聽起來很不自然，但在實戰中卻是不可忽視的小細節。

• 第 1 步：複述問題

為了確保正確理解客戶所提出的問題，在回答以前，最好能複述一次，與客戶進行確認。所謂複述，並非要一字不漏地重複，而是簡短表達。若急著回答卻答非所問，會讓你的可信度大受影響。

• 第 2 步：回答問題

回答問題的關鍵在於「誠實」。如果客戶提出的問題，剛好是你沒準備周全的，千萬不要胡扯，甚至欺騙客戶。老實地承認「不好意思，這個問題我需要再花時間研究，容我們會後回覆」，或者答應客戶，會把這個問題帶回公司與該領域的專家研究，之後再回覆他等等。總而言之，誠實為上。

• 第 3 步：確認問題

回答完客戶的問題後，別忘記要再次向客戶確認是否回答到他所提出的問題。這雖然只是小細節，但你的專業程度高低，很大一部分即是取決於小細節上頭。

想要精進簡報技巧，靠的是充分的準備，以及不斷地練習與修正。大部分能夠踏進顧問業的人，都有著高於一般水準的簡報能力，但即使是這些原本就對簡報游刃有餘的人，進入 BCG 之後還是需要經過一番磨練，才能真正駕馭簡報的技巧。試著用最高標準來要求自己，多觀察、多準備、多練習，正是精益求精的不二法門。

來源：時報出版