成就他人 實現自我 專家教你成為受賞識的秘書

近年由於工作流程e化以及組織持續變革受到高科技網際網路的衝擊，創新進步的e化行政作業工具，全球企業的經營模式隨勢而變，專業秘書的職場角色獲得重新定位，促使秘書脫離傳統工作範疇，邁向新的工作領域，逐漸扮演承上啟下職場樞紐的關鍵角色。

中華人事主管協會資深講師周純如依其多年秘書實務經驗指出，在e化的資訊年代，e-mail書信是現今職場溝通或傳達訊息的重要工具，尤其秘書必須協助主管內、外部的溝通、傳達重要訊息，因此在用字遣詞上更顯重要。

周純如表示，e-mail首要正確地書寫主旨，且一個e-mail只講一個主題；若沒有主旨是很沒有禮貌的，就好比找大家去開會，卻不知討論的議題是什麼，且明確的郵件主旨，將有利收信者引用該郵件，進行後續溝通，以及進行日後資料夾管理。信件內文應採『倒金字塔』寫法，將最重要或議定的事項先行表達，再細部說明原由或狀態，避免收信者匆匆閱讀信件，結果漏看了重要事項的訊息。

周純如進一步指出，身為主管的秘書或助理每天面對承上啟下的溝通指令，一言一行均代表著主管的形象，秘書的講話代表著主管的說話方式，當妳看重自身的工作時，相對也是做好主管的公關培養。針對指令傳達方式。例如某天總經理急於為這次的客戶標案召開標案前討論會議，故請秘書緊急召集各相關主管回公司開會，秘書一一電話召集，並且以簡訊告知主管：「總經理指示各位儘速於3點鐘整回公司召開標案前討論會議，逾時後果自負！」當主管們接到這指令時，部份主管因事先與客戶安排之下午行程已敲定，故告知可否向總經理轉達因為人在客戶端無法趕回去或晚回去開會，但得到的回應卻是秘書的一句『我算哪根蔥，我就依總經理指示傳達，若您無法回公司開會，請自行mail或簡訊告知原因，我會轉達總經理』。

周純如建議上述例子其實可用以下言語傳達：『各位主管抱歉，總經理了解各位目前正為公司在打拼或進行工作，但因本次標案關乎公司年度業績，故總經理不得不於今天下午3點整緊急召集各位回到公司來共商標案策略，若您是在客戶端或因故無法回公司，也請告知原因，我會為各位傳達，謝謝各位的配合，造成不便，請見諒。』相信當主管們接到這份指令時，不會刻意找理由不參與會議，但若以嚴厲型的傳達方式，反而容易造成主管情緒的不悅，當主管的公關包裝師也是秘書一份重要的工作。

中華人事主管協會執行長林由敏表示，秘書的價值有多寬廣，是需要靠自己努力去開創的。平常要牢記多聽多看少講，在辦公室認真的對待每一位同仁，對直屬老闆尤其要盡全力支援，隨時待命，使命必達。平日一點一滴的累積實力，並像海綿一樣的吸收新知識，從學習中成長，機會永遠是留給準備好的人。秘書必須具備國際視野，才能跟得上時代，以「成就他人，實現自我」為生涯發展的左右銘，傑出而受賞識的秘書非妳莫屬！