【圓神書活網】5個讓工作更快活的小調整

例行公事太無聊，那就靠創意拯救它吧！

我們總會需要處理某些例行公事，像是更新待辦事項、安排會議，或是追蹤網路新消息等。這些事情雖然瑣碎又微不足道，但全部加在一起後，卻會大量消耗我們的時間與精力，所以在有關提高效率的演講或訓練中，它們就成了熱門的探討主題。

很多人都學過許多有關會議安排、列待辦事項清單或其他類似的活動的技巧。但不知怎地，雖然有些能夠充分改善工作效率，但更基本、更關鍵的方法卻總是成為漏網之魚。這就好像省五毛卻花一塊那樣可笑。

本章節所舉的範例將告訴你一套根本的調整方法，讓你受用無窮。試著在繼續往下閱讀本書前，先完全靜下心幾分鐘看看。靜不下來嗎？沒關係，在接下來的內容中，你將會獲得一個全新的輔助工具。

換個方式開會

我經常在想，開會時每個人都得圍著會議桌正襟危坐，這種不成文的規定到底是怎麼來的？如果你是個陰謀論者，或許會懷疑這是家具製造商在資訊時代初期，透過精美的圖片、柔軟的椅墊，以及回扣佣金的承諾成功洗腦，讓公司主管和室內設計師買單。但這過程中到底發生了什麼事？

回顧歷史，過往的人們大部分都不是在這樣的情形下開會。農夫是在田裡邊工作邊討論，獵人是在分食當天獵物的時候，漁夫則是站在船上，遙望著大海的時候。是誰說我們一定要坐下來，在彼此之間擺上一張桌子，然後關起會議室大門，才有辦法思考，溝通與合作？

克勞斯．梅爾（Claus Meyer）是丹麥著名的美食企業家，他有一套不同的做法。克勞斯是那種懂得盡情享受生活的人。他在讀哥本哈根商學院的時候，也同時在當地中部的一家小餐廳擔任廚師。那一年，年輕的克勞斯說服校長，讓他經營學校的食堂。當時克勞斯剛從法國回來，在法國的一位廚師兼糕點師傅家裡住了一年，深受啟發，並確立了自己未來的志向。他立志要改變丹麥的飲食文化。在法國的經驗讓他獲得許多靈感，也令他廚藝大增，爲為他後來建立的美食王國奠定了基礎。現在他的企業員工已超過五百名，事業版圖橫跨熟食、糕點、水果種植、食品製造、廚藝教室和餐飲業，同時擁有連續獲得兩年世界最佳餐廳的Noma一半的所有權。

隨著事業的發展，克勞斯成為丹麥電視上知名的廚師，而他主持的電視節目—《北歐新廚藝》（New Scandinavian Cooking）則讓他獲得國際上的知名度，這個節目已在一百多個國家播出，觀眾超過五千萬人。

克勞斯對於開會的想法令人眼睛為之一亮。「我會盡可能地把會議用健走或跑步的形式進行，特別是當我們要討論困難的議題時。我曾有一次在大雪中的哥本哈根健走了兩個小時，一邊討論著棘手的問題，一邊享受著這美妙的經驗。」

當克勞斯在為 2003 年柏林馬拉松大賽做準備時，必須擠出大量的練習時間。有十二家公司、五百名員工和三個孩子的他，必須發揮創意思考，才有辦法把所有的事情都搞定。「我需要睡足六小時才有辦法正常工作，而和家人相處對我來說非常重要，所以我想找出行事曆上可以安排練習的空檔時間。突然間我發現，我有許多內部會議要開，而和我一起開會的人都跟我一樣喜歡運動，所以我們可以把會議變成運動訓練，而且不會損及家庭、工作效率或同事感情。」克勞斯說。

其實這道理很簡單：當身體正在活動的時候，也是我們大腦最靈光的時候。這就是為什麼我們最棒的點子鮮少是坐在椅子上想到的。共同從事一項活動，能夠建立人際之間的緊密度，也是促進彼此了解的最佳起點。相反的，在人與人之間擺上一張桌子，造成了距離感，也讓氣氛變得很嚴肅，因而阻礙了創造力。當你坐著的時候，流到大腦的血液會變少，而隨著會議的進行，許多人會開始分心、變得無精打采，甚至還會感到煩躁或恍神。

當然，要一邊跑步，一邊有效率地開會，也是有一些先決條件的。克勞斯解釋：「在我們上街之前，會先安排好開會要討論的議題，以及希望在會議中決議的事項。有必要的話，我們會沿途用智慧型手機記筆記。我們會選擇大家都喜歡的活動，例如健走、跑步或是溜直排輪。」

我個人則不是憑空想出這個策略，而是被逼出來的。我在準備一個很棘手的會議時，直覺告訴我，如果我們端坐在會議室裡開會的話，事情一定沒辦法順利進行。所以我將會議改成用健走的方式進行，效果竟出乎預料地好。會議雖然還是開得很辛苦，但是我設法以最精確、最能引起共鳴的方式，把自己的想法傳達給大家。

自三年前的那天起，我們都固定利用健走、跑步和騎單車的方式開會。健走開會最容易，因為不用換衣服。我們唯一要做的就是下樓走到大街上，而不是到會議室裡。

我們辦公室附近有一座美麗的公園。我以前有時會難過地望著窗外丹麥迷人的夏日時光，而我卻被塞滿的行程表困在辦公室裡。感謝老天爺，這種事情再也不會發生了。

調整1：用健走、跑步或騎車的方式開會。

列出「今日」清單

相較於其他工作，身為企業家的潛在好處之一，就是擁有較多個人自由。人們渴望擁有彈性的工作時間、每天下午都能放假、隨時可以放下手邊的工作瀟灑地去做一些有趣的事情：「我可以自己安排工作進度。」「我可以躺在海灘上工作，或坐在東京的摩天大樓裡辦公。」「我可以隨時背起行囊環遊世界。」

然而，就如你所察覺到的，對大部分的人而言，這只是個遙不可及的夢想。尤其是企業家，他們工作的時間比一般上班族更長，休假日也更少。最近一項調查顯示，在英國，72%的企業家每週工作超過五十個小時，59%超過六十個小時，32%超過七十個小時，休假日則少之又少。同一項調查顯示，14%的受訪者表示，明年將和今年一樣得每天辛苦工作。只有53%的人表示，可以休到大約兩個星期的假。

企業家之所以工時這麼長，是因為沒人會提醒他們該下班回家了，也沒人來幫他們決定工作進度。他們得自己管理自己的時間。照理說這聽起來應該很令人嚮往，不過結果卻正好相反。我們經常會不知不覺變成那個對自己最嚴厲的老闆。

你必須提早離開週五夜晚的派對，因為你明天一大早還得工作，玩樂會讓你有罪惡感。一個下午咻一下就過去了，而你才再度驚覺自己又忘了去學校接孩子放學。好友的大喜之日快到了，你也不能參加他在拉斯維加斯的告別單身派對。隨著清單愈列愈長，你的挫折感也愈來愈大。難道這就是你想過的生活嗎？

其實你可以不用這麼苦情，還有其他方法可行的！

史蒂佛．羅賓森（Stever Robbins）就想出了兩全其美的辦法。擁有哈佛MBA碩士與麻省理工學院電腦學士學位，讓他多次在職場上嶄露頭角，包括參與了九家新公司的創辦、五次的公司股票公開上市，以及三次的併購案。他有許多可與諸位讀者分享的經驗，並且知道要避開哪些陷阱。針對那些似乎無法停下工作，忙到昏天暗地的企業家，史蒂佛提供了一個非常有幫助的觀念：「早上就先決定好，什麼是你認為今天該完成的工作。當你已經完成這些工作，就不要再去想它了。有些人整天滿腦子想著工作，甚至回到家裡也一樣，他們之所以會這樣，是因為他們從來沒有停下來，並且為自己定義哪些是一天內該做的工作。所以他們永遠都在擔心到底還有哪些事情要做，而不是『今天』有哪些事情必須完成？」

另一位非常成功的企業家也遵行這個原則。納瑞亞納・墨西（N. R. Narayana Murthy）是位白手起家的億萬富翁。他是印度最大網路科技服務公司 Infosys的創辦人，同時也是全球多家重要企業、基金會與機構的董事，獲得二十六個榮譽博士學位。

墨西名列經濟學人智庫最受推崇的執行長第九名，和他共同在榜內的還有比爾．蓋茲，史蒂夫．賈伯斯和華倫．巴菲特。墨西也連續五年獲選為印度最受推崇的企業領導人。時代雜誌曾將他列入亞洲英雄榜，這個英雄榜選出的都是對亞洲過去六十年的歷史有過重要影響，並且帶來了革命性改變的人物，與他並列的有聖雄甘地、達賴喇嘛、泰瑞莎修女和穆罕莫德．阿里。

跟達賴喇嘛很像，墨西非常入世、平靜與快樂。你也許會認為像這樣身負重任的人一定很難活在當下。然而，墨西先生卻可以輕而易舉地做到。當被問到他下班回家之後，如何能夠放下工作壓力，並且全心投入家庭生活，他分享了他的方法：「當我們還小的時候，會寫下一日的工作清單或當天應該完成的進度。我到現在還是會這樣做，只要我認為自己已經盡力完成這些工作，並且達到該有的進度，就會帶著準備與家人共度美好時光的心情下班回家。當我回到家裡，我感到心滿意足，因為我已經在工作上投入熱情，並且有所進展，我感覺到喜悅與內心的平靜。我擁有了成就感和滿足感。所以，當我看到家人時，就可以全心全意地付出。」

所以，與其試著解決你「永遠」做不完的清單，還不如明確地列出「今日」的清單。做好今日清單上的工作。享受這種美好的感覺，然後去接孩子放學，來趟旅行，或是在派對裡玩個痛快。這是你應得的。

調整2：把待辦事項清單改成今日清單。

調整3知道別人不知道的事情

調整4放空一下

調整5專注在最重要的目標上