〈書摘〉自己做比較快?不想累死,就要學會抓大放小

〈書摘〉自己做比較快?不想累死,就要學會抓大放小
〈書摘〉自己做比較快?不想累死,就要學會抓大放小

雲朗觀光集團總經理盛治仁,近 40 歲才正式展開管理生涯。從大學教授踏入政府部會,再轉進企業,特殊的軌跡,讓他更了解人性和人心,並涵養出自己的管理風格。《燃起管理魂》盛治仁從角色、做人、領導、思維四大面向出發,助讀者確立自我領導定位,對老闆和部屬做到上通下達,學會換位思考,最後創造最大績效,一步步打造自己的管理體質。

以下內容摘錄自《燃起管理魂》

有時候,我也會忍不住介入細節,覺得「這種小事,還不如自己做完算了」。但實際上,這樣的時間投資根本不符效益,而且是很笨的做法。

所有主管都有個共同難題,就是時間不夠用,每天會都開不完了,哪來時間做事?

尤其是新手主管,剛接管理職,業務內涵立即大幅超過本來擔任專業職時的範疇,一開始難免會手忙腳亂、心浮氣躁,不知道該從何開始。

畢竟,不管什麼部門,經理人都不可能每項工作事必躬親。即使最龜毛的主管,也無法把每個細節都做到極致。所以如何妥善管理時間、擬定優先順序、精準切中問題核心,就是管理上很重要的技術了。

找到節奏,擬定工作的優先順序

每天進辦公室,我做的第一件事,就是先在紙上寫下「今天一定要完成」的事,連必須打電話給誰,我都會列出來。目的就是為了享受把「待辦事項」劃掉的快樂。

另外,我還有本專門拿來寫 to do list 的黃色小本子,通常一∼二個月就會換一本。這是用來記各種臨時想到的待辦事項,不見得是當天的事。對於我把目標變成實際可行的項目很有幫助。

所以,多工確實可能透過後天培養,並熟能生巧,愈做愈好。一開始,先試著讓自己習慣「在同一時間處理不同問題」的節奏,慢慢地,腦中自然會建構出一個多層次的甘特圖,漸漸發展出屬於自己的因應之道,這是第一階段。

第二階段,則是訓練自己擁有「層次分明的時間感」。這指的是清楚知道每項不同工作,在哪個關鍵時間點上,需要投注大量注意力。試著讓自己不要顧此失彼,有意識地在重要事項上,投資心力跟時間。

最後一個階段,也是最重要的一環,就是「決定優先順序」。沒有人能把所有事情都做到百分之百。你一定要有所取捨,攤開現階段所有任務,要很清楚把「最重要的」、「次重要的」,跟「相對不重要的」事項定義出來。

多工的前提,是你有辦法掌握工作的優先順序。

抓大放小,別老往死胡同裡鑽

「抓大放小」的管理哲學,可以和「專注又分心」的多工本領相互呼應。你只要「顧全大局」,不要在細節上鑽牛角尖。盡可能用最省時、省力的方式來處理,好讓自己有更多時間去思考大方向的執行策略。

舉例來說,怎麼要求飯店的清潔品質?每個主管都知道要「加強管控」。但我的方式是「小題大做」,每隔一段時間,我就帶著所有主管「突襲」,把飯店的每層樓都走過一遍,一起把沒有徹底清潔的地方找出來。

這麼做,除了讓負責同仁知道還有改進的空間,也不會因為時間久了就過於鬆懈。這件事不需要天天執行,也不必把它變成 SOP,只要偶爾一次,效果就達到了。看到總經理帶著所有主管做樓層巡查,還把問題逐一記錄下來,已充分帶給大家自律的壓力,讓他們知道,高階主管非常看重大家的工作成果。

雖然我稱之為「抓大放小」,但並不是說小事不用管,只要做大事。而是指在處理細節時,要在瞄準大目標的前提下,有技巧地去做。

對高階經理人而言,則需抓住經營核心就夠了。員工是否適得其所?公司表現是否穩定成長?未來環境將如何變化?這些看清楚了,根本不需要斤斤計較員工幾點下班,需要想的反而是「授權」的適宜性。

管太多,反而有損效率

來模擬一個情境當例子。對業務部門的專案,公司通常都有明確規章,要求達到一定程度的獲利率,藉此控制成本。假如有個業務主管在外包部分項目後,專案獲利率符合標準,更上層的主管,卻覺得獲利率還可以再提升,要求這位業務主管重新檢討外包人力成本,這麼做適不適當?

幫公司省錢,當然是老闆的著眼點。但若這位是資深業務主管,也許他寧可多花一點錢,因為對方是長期合作對象。執行時可以維持品質,降低溝通障礙,減少很多額外困擾。當你不見得知其然,就貿然出手干涉,反而會破壞與部屬間的授權和互信。

但如果是新手主管,在這個案例上,老闆也不見得是錯的,藉此可引導主管更周全地思慮,例如,更全面地掌握這類外包業務的市場價格水準。所以,我一開始才說,授權有許多考量,無法一概而論,但「抓大放小」的原則不變,就是要著重大方向,盡可能讓小細節的處理省時省力。

平時面對各館總經理時,我會自我提醒盡可能展現「信任」,避免讓他們覺得沒有最終決定權。另外,組織中的決策,多是由中階主管帶著同仁先整理出幾項方案,再跟上層討論,藉此營造比較開放的溝通空間。

大多數人的管理盲點,是忘記從公司角度來檢視事務的優先順序,以及抓不準節奏,讓專案太早或太晚才開始動工。我建議,一開始可以試著把每件事的進度表和甘特圖列出來,全部攤開,對照長遠目標,重新排列優先順序。

乍看之下,這有點麻煩,卻是個逼迫自己認清現實的方法。凡事靠感覺,很容易有偏誤,透過圖表,把模糊的工作進度量化後,執行時就會務實許多。

如果可以,最好適時和直屬主管討論,盡量避免「見樹不見林」。無論做什麼事,背後都有理由,但執行者很容易鑽牛角尖,做到最後反而和目的背道而馳。在執行時,不要只看到細節,反而忘記工作的目的,甚至讓枝微末節的考量,主導了對整件事的思維。

【書籍介紹】
  • 書名:燃起主管魂
  • 出版社:天下雜誌
  • 出版日期:2019 年 9 月

 

【作者介紹】

盛治仁
不管是教授、主持人、主委、執行長、總經理、或是董事長等職稱,對盛治仁來說,任何頭銜都只是對不同工
作性質的形容詞。重要的是,他對每一份工作全力以赴的態度,希望能貢獻一己之力,創造新的價值。
從學術訓練、媒體評論、地方及中央政府的歷練、辦理大型活動的經驗,到現在的企業管理實務,每一個成功
、失敗的經驗,都對思考與創意帶來助益,也成為做人做事的最大養分。

 

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