〈工業技術與資訊〉工研院展現防疫敏捷

工研院在全臺疫情三級警戒的隔日,隨即啟動遠距上班與異地分流,維持營運如常。有此敏捷的應變能力,有賴2020年初的超前部署,與多年數位轉型基礎。(圖:工業技術與資訊月刊)
工研院在全臺疫情三級警戒的隔日,隨即啟動遠距上班與異地分流,維持營運如常。有此敏捷的應變能力,有賴2020年初的超前部署,與多年數位轉型基礎。(圖:工業技術與資訊月刊)

撰文/林玉圓

今年 5 月,臺灣疫情升溫,工研院在全臺疫情三級警戒的隔日,隨即再度啟動遠距上班與異地分流,全院約 8,000 名員工,一度有 6 成居家上班,營運維持如常。有此敏捷的應變能力,有賴 2020 年初的超前部署,與多年數位轉型基礎。工研院總營運長余孝先分享過去一年多的歷程,並建議企業,勇於跨出數位轉型步伐。

2019 年底,武漢首度傳出 COVID-19 病例,2020 年 1 月,疫情出現向國際擴散的跡象。農曆春節剛過,工研院院長劉文雄即指示成立「防疫應變小組」,成為國內防疫進度跑在相當前面的民間機構。

及早準備 邏輯明確 應變能力佳

工研院總營運長余孝先回憶,當時適逢春節,同仁們大多在國內外度假,但警覺性很高,隨時關注國際媒體報導。應變小組成立後,1 周內即推出第一版的防疫應變手冊、2 月 15 日公布居家上班機制,成為後來防疫工作的準則。

余孝先說,「工研院防疫工作推動還算順利,有兩個因素十分重要:體質良好及邏輯清晰。」

第一、早在疫情之前,工研院已在院長劉文雄指示下著手推動遠距工作,以迎接未來職場趨勢;為了要達成這個目標,相關配套均已開始推動,例如擴大頻寬、加強資安、提升基礎建設,如將桌機改為筆電等。這些工作逐步到位,因此當疫情驟然襲來,應變能力自然好。

第二、訂定原則,確立方向。疫情爆發之初,從政府到民間,難免千頭萬緒,工研院也不例外,尤其員工高達 8,000 人、北中南均有院區,在防疫管理上更須掌握重點。余孝先訂出三大原則,讓防疫邏輯更為清晰,在執行面有所依循。

三大原則 防疫工作更有序

首先是「符合法規、超前部署」,以中央的防疫規範為底線,設計出更符合工研院需求的前瞻作法。例如推出「同心圓」概念,以確診者為第一圈、確診者的接觸者為第二圈、接觸者的接觸者為第三圈,以此類推。員工涉及到各式各樣的案例時,以同心圓的觀念檢視,立刻可以決定適當的防疫強度。

為了讓疫調更完善,工研院人資團隊化身柯南,仔細爬梳同仁接觸史,甚至有同仁不清楚自己的足跡,或者不明白為何被匡列,也有勞人資一一抽絲剝繭。而在這個「同心圓」的原則下,該不該居家,很快就能清楚的判斷。

第二個大原則是「滾動檢討、因地制宜」。余孝先說,疫情瞬息萬變,因應對策也不能一成不變。過去一年多,防疫應變小組已召開 58 次全體會議,個別會議更遠超過這個數字,透過頻繁的檢討溝通,訂出最合時宜的作法。此外,工研院除了各分院,還有眾多進駐廠商,防疫應變小組除了訂出通則之外,也須就不同地點有因地制宜的做法。

第三個大原則為「不遺漏、不省錢」。防疫小組的成員都來自於各單位,原來就有既定的職掌,例如行政處的職掌就不包括駐外單位,但防疫時必須考慮進來「我提醒應變小組每位同仁,跨出自己既有職掌的框框,周全地思考如何做到全面防疫」余孝先說。此外,工研院對於物資採購,向來斤斤計較、把關省錢。疫情爆發後,防疫物資大缺貨,所以團隊快速多方採購、快速部署,給員工即時妥善的保護。

迅速擴充頻寬、備妥協作軟體與雲端會議平台、員工居家前完成資安訓練、2020 年疫情初起時即先演練測試等,都是工研院成功實施遠距/居家上班的準備功夫。
迅速擴充頻寬、備妥協作軟體與雲端會議平台、員工居家前完成資安訓練、2020 年疫情初起時即先演練測試等,都是工研院成功實施遠距/居家上班的準備功夫。
科技含量高 居家辦公無障礙

遠距工作與分流的落實,更展現了工研院長期在營運面導入科技的成果。余孝先坦言,「我們的管理思維十分前瞻,在尚未啟動分流前,已擬妥居家辦公的管理機制。劉院長上任後,重新定位資訊處,強化以新興 IT 科技優化工作流程,包括文件電子化、資料上雲等,已是工作日常,一旦啟動遠距工作模式,門檻相對低。」

在應對遠距工作上,資訊基礎建設不可少。工研院原本就有提供員工自院外連入院內的虛擬私有網路(VPN),但面對數千位同仁同時自外部登入,仍有許多工作要做。工研院資訊團隊迅速擴充頻寬、備妥協作軟體與雲端會議平台、員工居家前完成資安訓練、2020 年疫情初起時即先演練測試等,都是遠距/居家上班成功實施的準備功夫。

轉型再進化 招標也能數位化

疫情也促成工研院更為數位化,例如招標流程的數位化。疫情前,為符合傳統的政府採購流程,招標必須召開實體會議、由證人出席、當場拆封文件、審查會議也必須實體進行。「疫情發生後,團隊想出既能遠距不群聚又能符合採購法的方式,透過全程錄影、開標 e 化來完成。」成為疫情加速數位轉型的經典範例。

新冠疫情推翻了習以為常的工作與生活模式,全世界進入新常態。余孝先認為,新常態下的許多措施和思維,即便在疫後,也會持續維持,例如遠距上班就成為普受認同的選項之一。他建議企業,「可趁此疫情的推力,加速數位化腳步,提升競爭力,因為事實證明,改變可以更好。」

轉載自《工業技術與資訊》月刊第 354 期 2021 年 8 月號,未經授權不得轉載。


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《工業技術與資訊》月刊,現為工研院發行之全院性對外出版品,刊物發行於1991年,目前每期發行數量約為6,000份;對象含括全國具研發單位的中小企業、立法委員、政府官員、媒體等。

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