管理者的行事曆，該怎麼規劃？年、月、周計畫一次教會你

文 / 《經理人月刊》陳彥丞

各式各樣的會議、老闆交付的臨時任務、解決部屬需求，被這些行程塞滿一天，最後往往得靠加班才有辦法完成分內任務，這是許多初、中階主管的寫照。

想突破這樣「無用忙碌」的困境，一份 「關注部屬」 的行事曆便是最有效的工具。

《為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆》作者田島弓子表示，過往行事曆的寫法，工作者會聚焦在自己身上，寫下自己該做什麼、要完成什麼，但當身分轉為主管之後，要達成的目標不再是個人績效，而是提升團隊整體表現，因此行事曆的任務，應該要轉變為追蹤團隊與部屬的進度。

身為管理者，除了自己的排程，更要寫下「管理」行程 ，包括要指派哪些工作給部屬，或是哪些時機點得檢核任務等內容，讓行事曆像是得以俯瞰戰場的沙盤，隨時掌握團隊工作狀況。

再來，她建議主管要公開自己的行事曆，像是寫下主管層級才能參加的會議，並註記會議內容。這有助於部屬理解公司的決策，也會認為主管是因為相信自己才公布資訊，透過分享來增加信任感。

三種周期行事曆，管理團隊、達成組織目標

1. 曼陀羅九宮格，訂定年度目標

行事曆的第一步不是從「周」開始，而是先訂定這一年的目標。如果苦惱於無法構思目標，可以採用曼陀羅九宮格，先寫下主目標，並在周圍填上 8 個次目標，再延伸出這些次目標的 8 個達成方式，就能系統性整理年度計畫。

2. 月計畫行事曆，控管專案進展

結合月計畫與甘特圖（Gantt Chart），用線條標示正在執行或準備處理的任務。其中有 3 點要特別注意：

3. 周間時程表，抓緊自己與部屬進度

先在右側寫下本周業務內容，由上而下分成 3 區塊：這周預計要執行的「本周計畫」、應該要完成的「本周工作」以及各部屬應達到的目標，接著再把這些待辦事項填回左側，別忘記除了自己的排程，還要寫上要提醒部屬的任務，或部屬的重點工作，才能控管團隊目標。

圖片來源 /《經理人月刊》

（本文經授權轉載自《經理人月刊》2019 年 2 月號，未經授權禁止轉載。）

來源：《經理人月刊》 2019 年 2 月

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