用長期思維打造高效率工作術

整理：編輯部

知名美國作家馬克．吐溫（Mark Twain）說過：「假如你每天早上的第一件事就是『生吃一隻青蛙』，接下來的一天就會過得比較順利，因為你很清楚這可能是一整天之中最糟糕的事情了。」青蛙，即是你最大、最重要的工作，也是當前最能為自己帶來正面影響的事情。

然而，每個人一天都僅有 24 小時，該如何利用以達成最佳成就呢？時間管理大師博恩．崔西（Brian Tracy）在暢銷 10 多年的經典之作《Eat That Frog!》中，以淺顯文字說明 21 項克服延宕惡習、強化工作效率的技巧，在 2018 年的最新修訂版中，更增修了〈科技是最棒的僕人〉、〈專注〉等善用科技工具「吃青蛙」方法的篇章。

崔西認為，優良思考者的指標，在於他能否正確預先察知做或不做某事的後果。一項工作或活動的可能後果，將決定它對你或公司到底有多重要。這種評估工作重要性的方式，也就是判斷哪個是下一隻青蛙的方式。

哈佛大學艾德華．班菲爾德博士（Dr. Edward Banfield）經由 50 多年的研究，得到了一個結論─—在美國，最能準確預測一個人社經地位的，就是他能否以「長期觀點」（Long-Time Perspective）來思考，這項因素對人生與工作成就的影響，超越家庭背景、教育、種族、智力、人脈或任何因素。

你對時間的態度、你的「時間觀念」（Time Horizon），會對你的行為與選擇造成極大影響。對人生與事業有長遠眼光的人，在時間與活動等方面所做的決定，似乎總是比那些不思慮未來者好得多。但如何建立長期思維？崔西認為有以下守則：

守則 1》做好時間管理

在工作上，若能以長遠角度來看清對自己真正重要的東西，則要決定短期內的優先順序就容易得多。

以定義來說，重要的事物會帶來長遠的影響，不重要的事物則很少或根本不會造成長遠的影響。在開始執行任何工作前，你都應該先問問自己，「做或不做這項工作，可能會造成什麼後果？」

守則 2》把眼光放遠

成功的人會願意暫緩享受並在短期內做犧牲，以便享受長遠更大的回報；相反地，不成功的人則多著眼於眼前的快樂與立即的滿足，而很少思考到長遠未來。

例如，早點上班、固定閱讀和工作領域相關的資料、進修以增進技能，以及專注地執行能創造高價值的工作，這都會對你的未來帶來正面影響；相反地，拖到最後 1 分鐘才上班、看報、喝咖啡、和同事聊天，這些事在短期內可能令人愉快，但長期下來，必將導致升遷無望、低成就與挫折感。

假如任何一項工作或活動有可能為你帶來正面影響，就將它放在第一優先順位，立刻動手進行；假如某件事情不盡速妥善處理，便會產生極大的負面效應，那麼這件事也該優先執行。無論你的青蛙是什麼，都要下定決心先將它吃掉。

守則 3》遵循強迫效率法則（The Law of Forced Efficiency）

「人永遠沒有足夠的時間做每件事，但永遠有足夠的時間做最重要的事。」也就是說，你無法吃掉池塘裡所有蝌蚪和青蛙，卻能吃掉最大、最醜的那隻，這樣就夠了，至少就目前而言。

當有件重要工作或計畫沒達成，後果可能會很嚴重時，即使時間緊迫，你似乎仍能安排出時間將它完成，而且往往是在最後一刻才大功告成。你會寧可早到、加班，鞭策自己完成工作，也不願面對無法如期完成所造成的不愉快。

事實上，現在一般人都是以 110%～130% 的能力在工作，而工作與責任仍不斷累積。我們每個人都有成堆的資料待閱。有項研究指出，一般主管在家中與辦公室中，都積壓著 300～400 個小時才能看完的資料和企畫書。這表示你永遠也趕不上進度，因此趁早打消這個念頭吧！你所能期盼的，就是掌控你最重要的責任，所以，暫時先放下其他工作吧。

守則 4》不拖延到最後期限

許多人表示，若有最後期限的壓力，他們的工作會做得更好，遺憾的是，多年的研究顯示，這種說法與事實不太符合。

當時間緊迫時（通常是因為自己耽擱所造成的），人往往會覺得壓力更大，並且會犯下更多的錯，而必須重做比在其他情況下還要多的工作。人們因事情急迫而趕進度時所犯的錯誤，經常會導致缺失與超支，長久下來，便累積成一筆可觀的財務損失。

較理想的做法是，事先規畫好時間，並預留一些時間因應突發的延誤與方向調整。要在預定完成時間上外加 20%（或以上）的時間；或是挑戰一下，試著在期限前完成工作。你會驚訝地發現，自己能因此從容許多，工作成果也會改善許多。

來源：《Smart 智富》 2018 年 2 月

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