五招做好視訊會議

EMBA 雜誌編輯部 / 文

因為疫情的關係，公司必須讓員工在家上班。但你發現狀況百出，團隊的討論效率也不如以往。由於許多員工過去沒有嘗試過線上會議，再加上遠端工作的性質，本來就讓員工更容易分心，造成溝通出錯，這種種情況，都讓主管面臨管理上的挑戰。

如何把視訊會議的效益最大化，確保團隊往相同目標前進？管理顧問薩莫斯（Andrea Summers）在快速企業雜誌（Fast Company）提出以下五個建議：

1. 讓每個員工有時間說話

遠距工作時，員工通常會著重於自己的待辦事項清單，這聽起來好像能夠提高生產力，但事實上，這反而會讓員工之間出現隔閡，減少合作。要讓員工之間有所連結，你可以提出一個有意義的問題，作為遠距會議的開場，並給每個人一點說話時間。這能夠給員工機會消除距離感，抒發壓力與焦慮，有助於將重點放回到團隊的工作。　

2. 包容突發狀況

主管必須要能容忍，視訊會議時可能會被打斷，並預留一點時間讓員工提問。舉例來說，在開會時，如果有員工因為小孩突然闖入而分心，卻不敢問報告者剛剛說過了什麼話，他可能會假裝自己有聽懂工作內容，從而導致做出錯誤決定。

3. 緊跟議程表

緊跟著會議議程表，可以提升視訊會議的生產力，舉例來說，議程應該要清楚列出會議的目的、要完成的事項，以及完成時間。另外，也要清楚闡明在不同情況下，誰必須要負責製作議程表，寄給所有人，並告知何時要確認完並回覆。這樣一來，每個與會人員都能做好準備。

4. 做好摘要，重述重點

視訊會議結束後，決定好下一步，以及達成目標的方式非常重要。可以做出一份正式、完整的摘要，內容包含短期及長期目標、各項工作負責人，並設立明確的時間表。至於撰寫摘要的人，最好從會議主席以外挑選，並在會議開始之前先公布人選。遠端工作時，團隊間花再多的時間溝通都不為過，這樣才能清楚了解責任歸屬及後續執行。

5. 保留一些辦公室傳統

製造一點實體辦公室的氛圍，舉例而言，如果主管過去會在愚人節發一些無厘頭的訊息，即便換成遠距上班，也不要廢止這種傳統。要記住，儀式感通常可以帶給人們很大的慰藉，讓他們度過不安定的情況。如果之前辦公室沒有什麼特別的儀式，你可以現在開始創造。

做好遠距會議，不只可以幫助公司度過困難的時期，也可以創造出新的日常，讓團隊具備未來也能繼續使用視訊溝通的能力。

出處：EMBA 雜誌 418 期「學會如何學習 」

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來源：《EMBA 雜誌》418 期

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