打造未來行動辦公室 用手機APP就能打卡.請假

還在為了打上班卡奔波嗎？未來用手機就能輕鬆打上班卡，104資訊科技(3130-TW)今(16)日公布滑世代調查，發現上班族有1/3的時間，都在使用即時通訊軟體，其中有6成都是公事需求，104資訊科技認為，而打造行動辦公室，是未來趨勢，透過手機APP，員工就像是擁有一個私人秘書，非但能夠管理手機打卡，也能夠進行請假單、加班單、公出差旅單的申請，也能追蹤這些申請的進度，更能夠透過這個APP協助工作的進行。

104資訊科技調查，台灣智慧型手機普及率超過7成，行動浪潮已從社交娛樂，襲捲到職場商務！104人資學院副總經理兼企業大師營運長花梓馨說，上班族有1/3上班時間，平均2.63個小時使用即時通訊，6成為公事、4成為私事，若含通勤時間和下班時段，加上近日全民抓寶熱，估計每天行動化時間可能超過4小時。

104資訊科技，今(2016)年7月12日~7月25日，進行「滑世代趨勢報告」調查，受訪者為徵才企業人資跟用人主管，有75%受訪企業認為，滑世代已不限年輕族群，在上班時間，平均有2.63個小時透過即時通訊軟體溝通，含Line、FB Messenger、WhatsApp、WeChat、Skype等,跟2015年調查的2.44個小時略長11分鐘。

而在這些即時通訊軟體溝通的時間中分析，其中1.65個小時(占63%)處理公務，另外有0.98個小時(占37%)處理私事。而在像是電子製造業、傳統製造業、一般服務業、知識密集服務業這四大產業當中，其中一般服務業對於即時通訊軟體的黏著度最高，每天上班時間使用2.93小時最多。其次是知識密集服務業，使用即時通訊軟體溝通則有2.76小時。104人資學院副總經理兼企業大師營運長花梓馨分析，這是因為產業型態，為人際互動高的性質。

花梓馨說，55%企業不限制也不監控員工即時通訊，反而因應行動浪潮，鼓勵員工行動辦公提高工作彈性和效率，例如手機打卡、假勤表單、即時交談、線上會議、動態分享等等，以人資為例，可因此減少50%以上作業時間。目前使用手機APP來進行打卡作業的，從去年9月份上線以來，已經有超過200家中小企業使用，共有6000~7000名員工透過這個系統管理出缺勤，104人資學院副總經理兼企業大師營運長花梓馨表示，預計明(2017)年一整年，使用手機APP打造行動辦公室的企業，將可上看1500家。

而事實上，有66.1%企業贊成員工用即時通訊處理公務，主要有3大優點，1.跨時空(73.1%)，即時溝通、方便性高、不受時空限制，2.團體同步(58.3%)群組討論，訊息同步團隊，便於掌握。3.多媒體(35%)可同時用文字影音等多媒體訊息溝通。但使用即時通訊軟體也有3大需要加強的地方，像是1.誤解(53.5%)無法面對面溝通，恐造成雙方認知有落差2.隨時待命(46.5%)隨時處於待命狀態，無限延長上班時間。3.訊息零散(32.3%)訊息較片段零散，不便整理討論的內容。

對於使用即時通訊軟體處理公務造成的現象，104人資學院副總經理花梓馨，提出5大建議：

1.事後補件，避免爭議。87.8%企業，不接受只用通訊軟體請假或辭職，建議請假或辭職，仍需遵照公司作業程序補件。

2.公私分明，避免誤事。42.1%企業認為，上班族使用即時通訊，恐造成上班不專心，影響公務，建議上班時間用即時通訊處理私事，應適當節制。

3.當面確認，以免誤會。36.1%企業認為，上班族使用即時通訊，恐因訊息過於簡單，導致誤會或溝通障礙，建議線上開會或討論公事，涉及重要事項，應再當面確認雙方認知是否一致。

4.加班紀錄，保障權益。25.4%企業認為，上班族使用即時通訊，恐造成主管下班後交代公事，部屬過勞，建議下班後用即時通訊軟體加班，延長工時，應留存加班紀錄，保障自身權益。

5.善用系統，提高效率。23.3%企業認為，上班族使用即時通訊，苦造成訊息零碎片段化，建議取工具之善，提高效率，與團隊同步，分享專案進度。