「卓有成效」是可以學會的
※來源:和訊網

管理者的工作必須要卓有成效。推敲起來,「使某項工作產生效益」(toeffect)和「完成某項工作」(toexecute),可視為同義詞。身為管理者,不管是企業主管、醫院主管、政府機構主管、工會主管、學校主管,還是軍事機構主管,首先必須要按時做完該做的事情。換言之,管理者做事必須有效。

然而,值得注意的是,在擔任管理職位的人中,真正卓有成效者,殊不多見。一般來說,管理者普遍才智較高、想象力豐富,並具有很高的知識水准。但是一個人的有效性,與他的智力、想象力或知識之間,幾乎沒有太大的關聯。有才能的人往往最為無效,因為他們沒有認識到才能本身並不是成果。他們也不知道,一個人的才能,只有通過有條理、有系統的工作,才有可能產生效益。相反,在每一個機構中,總會有一些極為有效的勤勉人士,當別人忙得暈頭轉向的時候(一般人常誤以為忙碌就是有於勁的表現),那些有效的勤勉人士卻像龜兔賽跑的童話一樣,腳踏實地,一步一個腳印,率先到達目的地。

智力、想象力及知識,都是我們重要的資源。但是,資源本身是有一定局限性的,只有通過管理者卓有成效的工作,才能將這些資源轉化為成果。

為什麼需要卓有成效的管理者

上文所述,聽起來都是理所當然。在當今這個時代,有關管理者任務的專著和論文已是汗牛充棟,但卻很少有人關注管理者的有效性問題,這是為什麼呢?

原因之一,就是「有效性」只是「知識工作者」(knowledgeworker)的一種特殊技能,而知識工作者直到最近才逐漸增多。

對「體力工作」而言,我們所重視的只是「效率」。所謂效率,可以說是「把事情做對」(todothingsfight)的能力,而不是「做對的事情」(togettherightthingsdone)的能力。體力工作的成果,通常可以用數量和質量來衡量,例如制成了多少雙鞋子及其質量如何。近一百年來,對如何衡量體力工作的效率和質量,我們已有相當的研究,現在我們已經能夠運用測定體力工作效率的方法,來促使工作者的產出大為增加。

在過去,一個機構的組成多以體力工作者為主體,例如操作機器的工人,或前線打仗的士兵。所以,關於有效性的需要不太迫切,問題也沒有今天嚴重。位居高職的管理者只不過是下達命令,要求下屬執行而已。而且管理者的人數,也只占全部工作人數中一個極小的比例。所以,不管是否站得住腳,我們暫且假定他們都是卓有成效的。在那樣的情形下,我們不妨完全信任管理者的天賦,認為他們已具備了一般人所不容易具備的能力。

這種情況不僅僅存在於企業和軍隊中。100年前,美國南北戰爭時期的「政府」只由極少數的人組成,這對今天的人來說簡直是難以理解的。林肯時代的戰爭部只有不到50個文職官員,其中絕大多數人既不是「管理者」,也不是決策者,僅是通信報務人員而已。20世紀初西奧多•羅斯福總統時期的美國聯邦政府,其全部機構人員,可以寬敞地容納在今天國會大廈前任何一座辦公樓之內。

醫院也是一樣。從前的醫院,並沒有所謂x光及化驗技術員、營養師、治療專家,以及社會工作者等等。而今天美國的醫院,平均每100位病人,就需要各類醫務人員250人。從前的醫院,除了幾位護士之外,只需雇用幾名清潔工、廚師和雜工即可。那個時候,只有醫生才是醫院中的知識工作者,而護士便是他們的助手。

總而言之,在從前的機構中,主要的問題就是如何提高聽命於人的體力工作者的效率。知識工作者在從前的機構中並不扮演重要的角色。實際上,早期的知識工作者中只有極少一部分人在機構里工作,大部分人都是自行開業,最多雇用一位助手。因此,他們的工作是否有效,只會影響到他們自己。

而今天,由知識工作者構成的組織比比皆是,而且都頗有規模。現代的社會,是一個由組織化的機構形成的社會。其中的每一個機構,包括軍事機構,都在把重心轉向知識工作者,他們在工作中需要使用更多的智慧,而不是發達的肌肉或靈巧的雙手。那些受過教育,懂得使用知識、理論和概念的人漸漸取代僅有體力技能的人,成為組織里的主力,他們只有對組織真正有貢獻,才算是有效。

今天我們已經不能再想當然地假定,凡是管理者都一定是有效的。有效性的課題已不容忽視。

關於體力工作,我們已有一套完整的衡量方法和制度,從工程設計到質量控制,但是這種衡量方法和制度,並不能適用於知識工作。如果所設計的是一項錯誤的產品,則盡管工程部門能迅速繪制出精美的藍圖,其結果也是極其可悲的。唯有從事對的工作,才能使工作有效,而這一點,卻是無法用衡量體力工作的方法來衡量的。

我們無法對知識工作者進行嚴密和細致的督導,我們只能協助他們。知識工作者本人必須自己管理自己,自覺地完成任務,自覺地做出貢獻,自覺地追求工作效益。《紐約客》(TheNewYorker)雜志某期曾刊載一幅漫畫。畫中一間辦公室玻璃門上寫着愛潔肥皂公司銷售總經理史密斯。辦公室內牆壁上只有一塊單字標語:思考。畫中的經理大人,雙腳高擱在辦公桌上,面孔朝天,正向着天花板吐煙圈。門外剛好有兩位較年長的人走過,一人問另一人說:天知道史密斯是不是在思考我們的肥皂問題!的確,誰也不知道一位知識工作者在想些什麼。然而,思考卻正是他的本分,他既然是在思考,他就是在工作。

知識工作者的工作動力,取決於他是否具有有效性,及他在工作中是否能有所成就。如果他的工作缺少有效性,那麼他對做好工作和做出貢獻的熱情很快就會消退,他將成為朝九晚五在辦公室消磨時間的人。(選自《卓有成效的管理者》)

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